Systemaattinen ennakointi tarjoaa ainekset uuteen strategiaan
Talouskriisi.fi:n kanssa yhteistyötä tehnyt Futures Platform julkaisi koronakriisin alettua kaikkien käyttöön ilmaisen globaalin tilannekuvan maailmasta pandemian jälkeen. Yhtiö kehottaa organisaatioita nostamaan katseen kohti tulevaa nyt, koska strategiat tarvitsevat päivittämistä.
Koronaviruksen aiheuttama poikkeustila on käynnistänyt laajamittaisen kriisin, jonka vaikutukset talouteen ovat ennennäkemättömiä. Yritykset ja yrittäjät ovat joutuneet vaikeuksiin, joiden lopullinen laajuus ja kesto ei vielä ole edes selvinnyt.
Esimerkiksi kivijalkaliikkeiden omistajat pohtivat, palaako asiakaskunta ennalleen vai jääkö se verkkokauppoihin ainakin osittain. Matkailualan yrittäjät pohtivat, missä määrin kotimaanmatkailun liki väistämättömältä vaikuttava nousu korvaa ulkomaalaisten turistien katoa. Hotelli- ja ravintola-alan yrittäjät pohtivat kuumeisesti koronankestäviä ratkaisuja ja etsivät uusia liiketoimintamalleja. Harvassa on se yritys, jota tilanne ei ole vielä koskettanut.
Tässä tilanteessa strateginen ajattelu ja ennakointi voivat tuntua vaikeilta. Juuri nyt ne ovat kuitenkin äärimmäisen tärkeitä, painottaa Futures Platformin ennakointiasiantuntija Jenna Mäntynen.
”On ymmärrettävää, että nykyhetkeen reagoiminen ja siinä selviäminen tuntuu vievän kaiken energian. Tulevaisuuden kannalta nyt olisi kuitenkin tärkeämpää kuin koskaan katsoa myös eteenpäin.”
Helpommin sanottu kuin tehty, tietenkin, varsinkin jos ennakointi ei ole ennestään kovin tuttu asia. Tässä artikkelissa on siihen lyhyet ohjeet, jotka Futures Platformin tulevaisuudentutkijoista, konsulteista sekä strategiatyön ammattilaisista koostuva tiimi on koonnut.
Nämä ohjeet tukevat ennakointityötä strategisesta näkökulmasta, jolloin luodaan tilannekuva sekä hahmotetaan tulevaa. Ennakointityöskentely voi olla myös innovaatioprosessin pohjatyötä.
Futures Platform haluaa tehdä oman osansa helpottaakseen tilannetta ja liittyi talouskriisi.fi:n talkoisiin Suomen yritysten pelastamiseksi. Futures Platform julkaisi myös ”Maailma pandemian jälkeen”-ennakointikartan, jonka tarkoituksena on tarjota näkymä siihen, mitä oivalluksia, uhkia ja mahdollisuuksia pandemian jälkeinen maailma voi tarjota.
Muutosvoimien tunnistamisesta toimenpiteiden suunnitteluun
On monta erilaista mutta yhtä hyvää tapaa hahmottaa ennakointiprosessin etenemistä. Tässä artikkelissa prosessi on jäsennetty kolmeen vaiheeseen: muutosvoimien tunnistaminen, tulevaisuuden toimintaympäristön analysointi ja heti aloitettavien toimenpiteiden suunnittelu.
Muutosvoimien tunnistamisvaiheessa tärkeintä on Jenna Mäntysen mukaan näkökulman hahmottaminen. Tutkitaanko toimialassa vai esimerkiksi asiakaskäyttäytymisessä tapahtuvia muutoksia? Pandemian aikaan on kuitenkin hyvä katsoa tilannetta laajalti, mahdollisimman holistisesti eli luoda kokonaiskuva ja sen ymmärrys. On hyvä myös päättää, mitä aikaväliä tarkastellaan ja mitä prosessista halutaan tarkalleen ottaen saada ulos.
”Tämä tärkeä valmisteluvaihe jää usein puolitiehen: päätetään kyllä, mitä tarkastellaan. Ei kuitenkaan olla varmoja, mitä halutaan tarkastelusta irti. Ajatus on lähinnä vain, että katsotaan mitä löytyy. Ennakointiin ryhtyvän tiimin kannattaa kuitenkin kysyä hyvinkin tarkasti, mitä ennakoinnilla halutaan selvittää ja kenelle se on tärkeää.”
Jos tämä on selvillä alusta asti, kaikki käy paljon helpommin.
”Jos esimerkiksi päätetään tarkastella tämän pandemian uhkia ja mahdollisuuksia omalle organisaatiolle seuraavan kahden vuoden aikana, niin se on sitten se kehys, jossa pysytään. Sitten pitää vielä päättää, onko lopputuote esimerkiksi suoraan johdolle esitettävä tilannekuva vai tehdäänkö ennakointia vaikkapa pienempien tutkimusyksiköiden tarpeisiin.”
Tämän jälkeen on vielä hyvä määritellä eri osa-alueet, joita tarkastellaan. Osa-alueita voivat esimerkiksi olla seurattavat toimialat, yhteiskunnan sektorit tai ison organisaation ennakoinnissa vaikkapa organisaation omat liiketoimintayksiköt.
Kun raamit on hahmoteltu, työstäminen voi alkaa. Pääpiirteittäin prosessi voidaan ryhmittää kolmeen vaiheeseen. Nämä jokainen organisaatio voi toteuttaa itselleen sopivassa muodossa. Jos ja kun etätyöskentely on tässä pääosassa, avuksi kannattaa ottaa digitaalisia työkaluja.
”Oman organisaation sisäisestä tiedosta on hyvä lähteä liikkeelle, mutta yksinään se ei riitä. Tietoa kannattaa hankkia monipuolisesti eri aihealueista ja lähteistä.”
Kuva 1. Ketterä ennakointiprosessi
Muutosvoimien tunnistaminen
Ensin tarvitaan dataa aihepiireistä, jotka on valittu tarkasteltaviksi. Ensimmäisenä Jenna Mäntynen suosittelee käymään läpi organisaation vakituiset tiedonlähteet. Useimmilla organisaatioilla on alalle tai toiminnalle tärkeitä julkaisuja ja tahoja, joita seurataan tiiviisti. Osalla on myös omia analyytikkoja tai organisaatio tuottaa omia raportteja tai tilaa niitä. Tietoa voi kerätä omilta sidosryhmiltä digitaalisten työkalujen avulla. Ulkopuolisia asiantuntijoilta on myös hyvä kerätä tietoa.
”Oman organisaation sisäisestä tiedosta on hyvä lähteä liikkeelle, mutta yksinään se ei riitä. Tietoa kannattaa hankkia monipuolisesti eri aihealueista ja lähteistä. Mitä muutosilmiöitä ja signaaleja on havaittavissa?”
Tärkeää on tietenkin kerätä tietoa luotettavista lähteistä. Tiedon objektiivisuuteen tulisi myös pyrkiä. Liiallista subjektiivisuutta ja arvolatausta tulisi välttää. Subjektiivisuus on vaarana, mikäli tietoa kerätään esimerkiksi vain pieneltä ryhmältä oman organisaation sisällä. Subjektiivisuutta voi ehkäistä esimerkiksi hyödyntämällä oman organisaation sisällä kerätyn tiedon lisäksi useamman eri tutkijan tutkimustietoa, jolloin saadaan tiedonkeruuseen moninäkökulmaisuutta ja tasapainoa.
Avuksi tiedonkeruuvaiheeseen Futures Platform on julkaissut oman ennakointikartan maailmasta pandemian jälkeen. Futures Platformin tulevaisuudentutkijat ovat analysoineet pandemian jälkeistä maailmaa sekä koonneet kartalle tulevaisuuden kannalta oleellisimpia ilmiöitä helpottamaan tätä työvaihetta. Ilmiökartta päivittyy sitä mukaa, kun maailma muuttuu, sekä täydentyy ajankohtaisilla uutisilla maailmalta. Kartta tarkastelee maailman muutosta useasta eri näkökulmasta: sosiaalisesta, ympäristöön vaikuttavasta, taloudellisesta, teknologisesta sekä poliittisesta näkökulmasta.
Esimerkkejä kartalta löytyvistä trendeistä ovat sota öljyn hinnasta, etä- ja itsehoito, kolmannen sektorin nousu palveluissa, raskaan teollisuuden paluu sekä riippuvuus verkoista.
Jenna Mäntynen painottaa, että mitä enemmän ja monipuolista dataa on, sitä parempia päätöksiä sen pohjalta voidaan tehdä.
”Tiedonkeruu voi olla työlästä ja aikaa vievää. Näin ollen korkealaatuiset tietopankit voivat olla kovinkin hyödyllisiä. Pandemia-karttamme lisäksi voit aina käydä läpi Futures Platformin tutkijoiden keräämän ja jatkuvasti päivittämän yli 700 ilmiön tietopankin nopeuttaaksesi omaa työskentelyäsi, validoidaksesi havaintojasi sekä löytääksesi uusia ilmiöitä sekä hiljaisia signaaleja. Tulevaisuuden tietopankkimme on ilmaiseksi kenen tahansa saatavilla.”
Tulevaisuuden toimintaympäristön analysointi
Kun tietoa on kerätty, se pitää järjestellä.
”Kun havaintoja on suuria määriä, ne täytyy priorisoida, että niiden pohjalta voi toimia”, Jenna Mäntynen kuvailee.
Käytännössä tämä voi yksinkertaisimmillaan tarkoittaa listaa, johon on valittu tietty määrä oman organisaation kannalta tärkeimpiä ilmiöitä.
Tämä on ennakoinnin vaihe, jossa liiketoiminnan kannalta olennaisten henkilöiden osallistaminen voi olla erityisen hedelmällistä – varsinkin myöhemmin tapahtuvan toimenpiteiden jalkauttamisen kannalta.
Luonnollisena jatkumona priorisoinnista siirrytään analysointiin eli pohtimaan, mitä mikäkin valittu asia tai ilmiö saattaa tarkoittaa omalle organisaatiolle, mihin kokonaisuuteen se liittyy ja mitkä ovat niiden vuorovaikutussuhteet keskenään.
Jenna Mäntysen mukaan riippuu organisaation tarpeista, kuinka syvällinen tämä vaihe voi olla. Joillekin riittää yleisluontoinen analyysi havaituista ilmiöistä – toiset voivat ottaa käyttöön muita ennakoinnin menetelmiä.
”Tässä korostuu prosessin alussa määritelty toivottu lopputulema. Mikäli tarkoitus on arvioida yksittäisten ilmiöiden mahdollisuuksia ja uhkia organisaatiolle, arviointi sopii menetelmäksi. Mikäli tarkoituksena on katsoa kokonaiskuvaa sekä valmistautua erilaisiin vaihtoehtoisiin tulevaisuuksiin, esimerkiksi tulevaisuustaulukko ja skenaariot auttavat kokonaisvaltaisempaan ajatteluun.”
Analyysimenetelmien tulee olla helppo viedä käytäntöön. Esimerkiksi Futures Platformin digitaalisen työkalun avulla suurikin joukko ihmisiä voidaan kutsua äänestämään ja arvioimaan tärkeimpiä ilmiöitä sekä kommentoimaan niitä.
”Tehokas tapa työstää vaihtoehtoisia tulevaisuuksia on valita erilaisia ilmiöiden yhdistelmiä ja hahmotella, miltä maailma näyttäisi niiden toteutuessa samaan aikaan.”
”Sellainen organisaatio, joka on laatinut suunnitelman jonkun tietyn skenaarion varalle, on tuon skenaarion toteutuessa paljon valmiimpi toimimaan. Esimerkiksi pandemiaskenaarion laatineet organisaatiot ovat olleet valmiimpia tähän kriisiin, joka meitä nyt koettelee.”
Heti aloitettavien toimenpiteiden suunnittelu
Hyödyt ennakointityöstä saadaan tietenkin irti vasta sitten, kun se johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi toimenpidesuunnitelman laatimista, kehitysprojektin käynnistämistä tai konkreettisia muutoksia olemassa olevaan strategiaan tai jopa operaatioihin – joko tulevia haasteita ennakoiden tai tunnistettujen mahdollisuuksien hyödyntämiseksi.
Se voi tarkoittaa myös johonkin tulevaisuuden skenaarioon varautumista.
”Sellainen organisaatio, joka on laatinut suunnitelman jonkun tietyn skenaarion varalle, on tuon skenaarion toteutuessa paljon valmiimpi toimimaan”, Jenna Mäntynen sanoo. ”Esimerkiksi pandemiaskenaarion laatineet organisaatiot ovat olleet valmiimpia tähän kriisiin, joka meitä nyt koettelee. Nyt on kyse siitä, että kenellä on kyvykkyys katsoa tulevaisuuteen pandemian jälkeen. Siellä on paljon mahdollisuuksia monelle organisaatiolle hyödynnettäväksi.”
Hän painottaa, että läpinäkyvä ja ajantasainen viestintä on myös äärimmäisen oleellinen osa kokonaisuutta – soveltuvin osin sekä sisäisesti että ulkoisesti.
”Ennakoinnin ei tulisi olla vain pienen porukan kesken tehtävää toimintaa. Mielestäni organisaatioissa tapahtuvan ennakoinnin olisi hyvä olla osa jokaisen työtehtävää, jolloin kaikilla on anturit päällä ja kyky havainnoida muutoksia. Tärkeää on myös mahdollistaa sujuva keino viestiä havaituista asioista organisaation sisällä eteenpäin, esimerkiksi havainnoille tarkoitettu kaikille avoin keskustelukanava.”
Ennakointityöhön osallistaminen on hyödyllistä. ”Usein toimenpiteisiin sitoutuminen on helpompaa, mikäli prosessiin on saanut vaikuttaa.”
Työkalut ja luotettavat kumppanit avuksi
COVID-19-pandemia on sysännyt maailman erittäin nopeaan muutokseen. Tuo muutos läpileikkaa koko yhteiskunnan, ja tuskin mikään ala säästyy täysin sen vaikutuksilta.
Jenna Mäntynen muistuttaa, että nyt on aika toimia, kun tilanne on niin sanotusti päällä. Ei sitten joskus ”pölyn laskeuduttua”. Jos katseen suuntaa eteenpäin vasta tilanteen jälkeen, joutuu jälleen toimimaan reaktiivisesti. Monet mahdollisuudet ovat saattaneet myös mennä ohi tai toimintaympäristö on saattanut muuttua niin, ettei liiketoiminta olekaan enää kestävällä pohjalla.
”Vaikka tilanne onkin tällä hetkellä monella tavalla vaikea ja haastava, erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, myös uusia tilaisuuksia on avautunut pandemian myötä. Näiden tunnistaminen vaatii ketterää ennakointia, joka perustuu siihen, että kerättyä ennakointitietoa hyödynnetään päätöksenteossa. Tässä voi hyödyntää työkaluja ja luotettavia kumppaneita”, hän kiteyttää.
Ennakointi Futures Platformin digitaalisen työkalun avulla
Ketterää ennakointia on mahdollista toteuttaa monin keinoin, muun muassa hyödyntämällä Futures Platformin julkaisemaa Maailma pandemian jälkeen -ennakointikarttaa sekä Futures Platformin digitaalista ennakointityökalua.