Lopettakaa jo ne etäkokoukset

Kirjoitin huhtikuussa yhtiökumppaneideni Kati Haapakosken ja Anna Niemelän kanssa kirjan etätyöstä – olihan käynnissä valtaisa etätyölaboratoriokoe. Kirjan tekeminen opetti paljon. Haastattelimme etätyökonkareita ja tutkijoita ja perehdyimme muun muassa virtuaalisiksi syntyneisiin e-urheiluyhteisöihin.

Kirja syntyi lähes täysin etänä. Yksi haastattelu tehtiin ulkosalla kasvotusten, kaikki muut virtuaalisesti. Samoin kaikki kommunikaatio meidän kolmen kirjoittajan sekä kustannustoimittajan ja muiden kustantajan edustajien kanssa tapahtui Teamsissa, puhelimessa, Slackissa tai muilla virtuaalisilla alustoilla.

Ja ihan hyvin meni. Kirja saatiin kasaan muutamassa viikossa. Jo pelkästään tältä pohjalta väitän, että valitus siitä, ettei virtuaalisesti pysty kehittämään, on pääosin puppua.

Jos ette usko minua, lukaiskaa huviksenne kirjoitus WordPressin taustalla olevasta Automatticista, joka toimii lähes tyystin etänä. Automattic päätyi myös kirjaamme.

Kokouksia aamusta iltaan?

Samaan aikaan, kun kirjoitin kirjaa, seurasin kauhistuneena monien korporaatioissa toimivien ystävieni elämää, joka tuntui olevan yhtä virtuaalipalaveria aamusta iltaan. Yhtäjaksoinen Teams-, Zoom- tai muu vastaava kokoustaminen saattoi alkaa aamuseitsemältä ja päättyä iltaseitsemältä.

Oli meilläkin joku kokous silloin tällöin. Pääasiassa hoidimme kuitenkin viestinnän yhteistyöalustojen pikaviesteillä ja satunnaisilla puhelinsoitoilla. Ne ovat käteviä ja aikataulullisesti joustavia välineitä, jotka sallivat keskustelun osapuolten säädellä itse omaa työtahtiaan, päinvastoin kuin kokoukset.

Etätyötä tekevät ovat pääosin tottuneita viestimään kirjoittamalla. Ja kun ei tarvitse kirjoittaa esseetä vaan voi heittää huolettoman Slack-viestin, hidaskin kirjoittaja pärjää.

Aikataulullisen joustavuuden lisäksi kirjoitetulla viestinnällä on muitakin etuja ad hoc -puhelin- tai videokokouksiin nähden. Ihminen ei yksinkertaisesti ole tottunut etäkokouksiin, ja niinpä ne tuntuvat raskailta monestakin syystä.

Ensinnäkin nonverbaalinen viestintä jää virtuaaliyhteydessä todella niukaksi, ja suurin osa ihmisten välisestä viestinnästä on tiedostamatonta nonverbaliikkaa. Ilman sitä meidän on pinnisteltävä tavallistakin enemmän, jotta ymmärrämme toisiamme.

Toiseksi etäkokous houkuttaa multitaskaamiseen. Vähän tylsää, käyn nopeasti Facebookissa. Ai että, tuohon meiliin pitää vastata heti. Mitäköhän Hesarissa on nyt koronasta? Ei varmaan tarvitse perustella, miksi tämä ei ole hyvä asia.

Kolmanneksi kokoushuoneessa istuessamme jaamme tarkkaavaisuutta toisten kanssa. Saamme muilta osanottajilta sanatonta tukea tai herkistymme huomaamaan, että ilmapiiri muuttuu kriittiseksi. Virtuaalikokouksesta tämä puuttuu.

Neljänneksi oman naaman tuijottaminen on raskasta – tästä on oikein tutkimusnäyttöä. Samoin on raskasta tuijottaa neljänkymmenen työkaverin naamoja.

Älä simuloi konttoria virtuaalisesti

Joten ihan oikeasti. Lakatkaa simuloimasta konttoria virtuaalisesti. Luopukaa kokouksista. Pitäkää vain ne, jotka on aivan pakko pitää, ja kutsukaa niihin vain ne, joiden on aivan pakko olla läsnä.

Valmistautukaa aivan mielettömän hyvin ja edellyttäkää samaa muilta. Käyttäkää luovasti ja monipuolisesti muita viestintävälineitä jakaaksenne töitä, ajatuksia ja tunteita. Kyllä se siitä.

Jk. Talouskriisi.fi:n tuottaja Tomi Savolainen kysyi minulta hieman toiveikkaaseen sävyyn, merkitseekö tämä, että myös suurimman osan läsnäkokouksista voisi lopettaa. Valitettavasti ei, sillä yhdessä olemisella ja tekemisellä on parhaimmillaan iso arvo.

Läsnäkokouksiakin voi toki karsia ja niihinkin pitää valmistautua hyvin. Nyt onkin aika pohtia, minkälainen tekeminen tuottaa kaikkein eniten hyötyä ja hupia silloin, kun ollaan oikeasti yhdessä – eli mikä kannattaa tehdä etänä ja mitä ei.